Quản Lý Vận Tải Thời Kỹ Thuật Số: Nỗi Lo Thuế, Minh Bạch và Giải Pháp Số Hóa

1. “Lỗ hổng” về thuế trong giao hàng tự vận hành: Nên nhìn nhận thế nào?

Từ đầu năm 2024 đến nay, các quy định về hóa đơn điện tử, quản lý chi phí và khai thuế trong hoạt động vận chuyển hàng hóa liên tục được siết chặt. Riêng tại TP.HCM và Hà Nội, các đợt thanh kiểm tra thuế đột xuất với doanh nghiệp bán lẻ và logistics đã tăng hơn 18% so với cùng kỳ năm trước (theo Báo cáo Tổng cục Thuế tháng 3/2024).

Nhiều doanh nghiệp tự triển khai đội xe giao hàng đều tin rằng cứ xuất đầy đủ hóa đơn bán hàng là xong. Tuy nhiên, theo ông Nguyễn Văn Phụng – nguyên Vụ trưởng Vụ quản lý thuế doanh nghiệp lớn (Tổng cục Thuế), không ít doanh nghiệp bị truy thu thuế hoặc xuất toán chi phí vận tải do “chứng từ không hợp lệ, dữ liệu giao nhận khá rời rạc, khó minh bạch nguồn gốc” (Nguồn: Báo Tuổi Trẻ, ngày 01/04/2024).

2. Rủi ro thực tế: “Xuất – Không xuất hóa đơn, chỉ một ranh giới mờ”

Nếu doanh nghiệp tự vận chuyển và đã “gộp” phí giao hàng vào giá bán, việc kê khai không thành vấn đề vì đây là chi phí nội bộ. Nhưng chỉ cần thu thêm khoản phí giao hàng tách biệt mà không xuất hóa đơn dịch vụ vận chuyển, hoặc ghi nhận thiếu minh bạch trên sổ sách – bạn có thể bị Cục thuế “tuýt còi” bất cứ lúc nào.

Năm 2023, đã có trên 460 doanh nghiệp phân phối, bán lẻ bị xuất toán chi phí vận tải với tổng giá trị hơn 210 tỷ đồng vì “không đủ hồ sơ, chứng từ số hóa”, theo thống kê của Cục Thuế TP. HCM (Trích Báo Người Lao Động 13/12/2023).

Nguy cơ nghiêm trọng:

Vận hành thủ công, giấy tờ bị thất lạc, số liệu vận chuyển không khớp với xuất hóa đơn và chi phí báo cáo. Trong các đợt kiểm tra gần đây, có những trường hợp doanh nghiệp bị từ chối hoàn toàn chi phí vận chuyển kéo dài 2-3 năm do không thể cung cấp đầy đủ dữ liệu điện tử truy xuất.

3. Khi nào phải xuất hóa đơn cho phí giao vận?

Nếu phí giao vận đã được cộng vào giá bán:

Giá trên hóa đơn bán hàng đã bao gồm cả chi phí vận chuyển (tức là bán hàng kèm vận chuyển đến tận nơi theo thỏa thuận), thì không cần xuất hóa đơn riêng cho chi phí vận chuyển.

Lúc này, tổng doanh thu (bao gồm cả phí giao hàng) được ghi nhận chung trên hóa đơn bán hàng xuất cho khách hàng.

Nếu phí giao vận được tách riêng, thu thêm từ khách:

Khi thu thêm tiền vận chuyển (tiền ship) ngoài giá bán hàng hóa, bạn phải xuất hóa đơn dịch vụ vận chuyển cho phần này.

• Nếu doanh nghiệp tự vận chuyển, phải xuất hóa đơn GTGT/dịch vụ vận chuyển cho khách với doanh thu là phí vận chuyển.
• Nếu thuê đối tác vận chuyển, đối tác sẽ xuất hóa đơn vận chuyển cho phía công ty (bạn chỉ cần ghi nhận vào chi phí, không phải xuất cho khách).
• Trường hợp doanh nghiệp tự giao hàng, phí vận chuyển là chi phí nội bộ:

Nếu KHÔNG thu phí vận chuyển từ khách (tức là bán hàng đã bao gồm vận chuyển, phí chịu nội bộ):

→ Không cần xuất hóa đơn vận chuyển riêng, chi phí vận chuyển được hạch toán là chi phí bán hàng, chi phí chung của doanh nghiệp.

Nếu khách trả thêm phí vận chuyển cho bạn:

→ Phải xuất hóa đơn dịch vụ vận chuyển cho phần thu thêm này.

Về hạch toán kế toán và chứng từ:

• Chi phí vận chuyển tự chi trả (doanh nghiệp tự giao):

Hạch toán chi phí vận chuyển vào chi phí bán hàng (Tài khoản 641 theo QĐ 200), kèm đầy đủ chứng từ nội bộ: phiếu chi, bảng phân bổ chi phí vận chuyển, hợp đồng lao động/chi phí xăng xe, bảng công lương… tùy cách mô hình công ty.

Không cần xuất hóa đơn dịch vụ vận chuyển.

Chỉ cần xuất hóa đơn dịch vụ vận chuyển khi bạn thu thêm phí này từ khách hàng.

Phần mô tả trên hóa đơn (nếu phải xuất):

• Nếu phải xuất hóa đơn dịch vụ vận chuyển (trường hợp thu phí của khách):

Ghi trên hóa đơn: "Dịch vụ vận chuyển hàng hóa", số tiền, thuế suất, tổng cộng.

Nếu doanh thu vận chuyển thuộc diện chịu thuế GTGT thì áp dụng thuế suất 10%.

(Tham khảo Thông tư 219/2013/TT-BTC và các quy định hiện hành về hóa đơn, thuế)

Minh họa ví dụ:

Trường hợp 1:

Bán hàng điện tử, giao hàng tận nơi. Giá bán: 10 triệu đã bao gồm phí vận chuyển.

⇒ Chỉ cần xuất 1 hóa đơn bán hàng hóa (10 triệu), không phải xuất hóa đơn dịch vụ vận chuyển.

Trường hợp 2:

Bán hàng điện tử, giá bán: 10 triệu. Thu thêm khách 300.000 VNĐ phí giao hàng.

⇒ Xuất 1 hóa đơn bán hàng hóa (10 triệu), xuất 1 hóa đơn dịch vụ vận chuyển (300.000 VNĐ) nếu là bạn tự vận chuyển lấy phí từ khách.

4. Lời giải: Quản trị vận tải số – Xuất hóa đơn điện tử, kiểm soát từ đầu đến cuối

Theo Bộ Tài Chính (Báo Tài Chính số 25/2024), doanh nghiệp cần thực hiện đồng bộ các biện pháp số hóa vận chuyển để “không bị động” và chủ động kiểm soát mọi rủi ro về thuế.

Bắt buộc phải:

Lưu trữ đầy đủ và tập trung dữ liệu giao nhận, vận chuyển;

Có hệ thống kiểm soát chặt chẽ chi phí từ lúc phát sinh đến kế toán tổng hợp;

Đảm bảo xuất hóa đơn điện tử cho mọi khoản phí vận chuyển (nếu phát sinh doanh thu bên ngoài giá bán);

Sẵn sàng truy xuất báo cáo cho kiểm tra bất kỳ thời điểm nào.

Chính vì vậy, nhiều doanh nghiệp đã chọn các phần mềm chuyên biệt như OnWheel:

✅ Số hóa 100% hoạt động giao nhận: Tất cả lệnh điều xe, bảng kê chuyến hàng, chi phí phát sinh và hóa đơn vận chuyển đều nằm trên một nền tảng số, dễ dàng tra cứu.

✅Xuất hóa đơn điện tử linh hoạt: Dù là đơn hàng đã bao gồm vận chuyển hay khoản thu thêm phí, OnWheel giúp xuất hóa đơn dịch vụ vận chuyển chuẩn Nghị định 123/2020/NĐ-CP, tránh mọi lắt léo về pháp lý.

✅Kết nối dữ liệu kế toán: Dữ liệu vận chuyển “đổ” thẳng về phòng kế toán, dễ đối soát, đảm bảo mọi khoản chi phí hợp lệ khi quyết toán thuế.

✅Báo cáo tức thì, phòng ngừa rủi ro: Mọi chứng từ đều cập nhật real-time, doanh nghiệp chỉ mất vài phút chuẩn bị hồ sơ đối chiếu khi cơ quan thuế yêu cầu.

5. Lời khuyên thời sự cho doanh nghiệp vận tải tự vận hành

Theo ông Nguyễn Văn Phụng (Báo Lao Động 20/3/2024): “Thời điểm siết chặt hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần quản lý vận tải càng minh bạch càng tốt. Đừng để thất thoát dữ liệu khiến chi phí vận chuyển hợp lệ trở thành ‘chi phí chết’ trong quyết toán thuế”.

Đừng chờ tới lúc bị kiểm tra mới lo tìm chứng từ khắc phục hậu quả. Hãy chủ động số hóa quản trị vận chuyển ngay từ hôm nay.

OnWheel – không chỉ là công cụ điều phối, mà còn là “hàng rào” bảo vệ doanh nghiệp vận tải trước rủi ro pháp lý và các đợt kiểm tra thuế ngày càng gắt gao.

Kết luận & Hành động

Chuyển đổi số vận tải không chỉ giúp tiết kiệm chi phí, tối ưu vận hành mà còn là yếu tố “sống còn” về tuân thủ pháp luật.

Trước bối cảnh giám sát hóa đơn điện tử và siết chặt chứng từ vận chuyển 2025, hãy lựa chọn giải pháp quản lý vận tải công nghệ như OnWheel – chủ động quản lý, chủ động an toàn!

Nguồn tham khảo:

Tổng cục Thuế siết kiểm tra logistics (Tuổi Trẻ, 03/2024)

Rủi ro về thuế đối với doanh nghiệp vận tải (Tuổi Trẻ, 04/2024)

Hơn 210 tỷ đồng chi phí vận tải của doanh nghiệp bị xuất toán (Người Lao Động, 12/2023)

Đảm bảo quản lý thu – số hóa vận tải (Báo Tài Chính, 2024)